Webinaarin järjestäminen – näin se etenee käytännössä

Webinaarin järjestäminen kuulostaa yksinkertaiselta. Varataan aika, lähetetään kutsut ja avataan kokouslinkki.

Sitten selviää, että puhujia onkin kolme, yksi heistä osallistuu etänä, esitysmateriaali pitäisi saada näkyviin ja joku kysyy, saako tästä tallenteen.

Siinä kohtaa huomaa, kuinka monta päätöstä yhden lähetyksen takana on.

‍

Suurin osa työstä tehdään ennen lähetystä

Ensin kannattaa päättää, mitä webinaarilla halutaan saada aikaan. Onko tavoite opettaa, kerätä liidejä vai pitää nykyiset asiakkaat ajan tasalla? Vastaus vaikuttaa kaikkeen muuhun.

Jos tavoite on liidit, se pitää huomioida jo rakenteessa. Rekisteröitymistä ja jatkopolkua ei kannata liimata valmiin lähetyksen päälle.

Tämän jälkeen päätetään kesto, puhujien määrä ja se, miten yleisö pääsee mukaan. Esiintyjien kanssa kannattaa käydä runko läpi etukäteen. Harva puhuu luontevasti kameralle ilman valmistautumista.

Myös kutsuminen kuuluu suunnitteluun. Hyvä webinaari ilman yleisöä on kallis harjoitus, ja ilmoittautuneista vain osa saapuu paikalle.

‍

‍

Mitä lähetyspäivänä pitää olla valmiina

Nämä ratkaisevat sen, miltä lähetys näyttää ja kuulostaa:

• Ääni: katsoja kestää keskinkertaista kuvaa, mutta lopettaa katselun jos puhetta on vaikea kuulla.
• Valaistus ja kamerapaikat: valmiina, ei viime hetkellä säädettynä.
• Etäpuhujien yhdistäminen: testattuna ennen lähetystä, ei sen aikana.
• Grafiikat ja esitysmateriaali: lähetykseen upotettuna, ei jaettuna näyttönä.
• Vuorovaikutus: chat, kyselyt ja selkeä toimintakehotus lopussa.
• Varautuminen: toinen verkkoyhteys ja joku, joka hoitaa tekniikan puhujien puolesta.

Tässä kohtaa valmis webinaaristudio säästää eniten aikaa. Kun valaistus, akustiikka, kamerapaikat ja ohjaustila ovat paikallaan, päivä kuluu sisältöön eikä rakentamiseen.

Moni mieltää webinaarin edelleen kokouslähetykseksi, jossa puhuja on pieni ruutu kalvojen vieressä. Osallistujalle hyvä webinaari voi olla yhtä helppo, mutta kokemuksena aivan toista.

‍

Webinaari ei lopu lähetykseen

Tallenne on usein webinaarin arvokkain osa. Sitä katsotaan pidempään kuin itse lähetystä.

Tallenteesta saa lyhyitä klippejä, tekstitetyn version, blogitekstin rungon ja materiaalia myynnin tueksi. Yhdestä tuotannosta syntyy näin useita sisältöjä, kunhan jatkokäyttö on suunniteltu etukäteen.

Tallenne kannattaa lähettää myös niille, jotka ilmoittautuivat mutta eivät päässeet paikalle. He ovat usein kiinnostunein ryhmä koko listalla.

Samalla kannattaa katsoa mittarit. Osallistujamäärä kertoo vähemmän kuin keskimääräinen katseluaika, kysymysten määrä ja se kohta, jossa katsojat keskeyttivät.

‍

Mistä kannattaa aloittaa

Ensimmäinen webinaari kannattaa pitää pienenä. Yksi puhuja, selkeä aihe ja tuttu tekniikka riittävät alkuun. Kun formaatti toimii, sitä on helppo kasvattaa.

Toteutamme webinaareja studioillamme Vallilassa tai asiakkaan omissa tiloissa, joko osina tai avaimet käteen. Jos aihe on ajankohtainen, katsotaan yhdessä mikä teille olisi järkevä tapa aloittaa. Ota yhteyttä ja tule käymään kahvilla!

‍